Une fois votre base corrigée, harmonisée, nettoyée… il est possible de maintenir au maximum cette cohérence :
- en suivant quelques règles de saisie ;
- en utilisant les menus de mise en cohérence intégrés dans BCDI (mode expert).
Quelques conseils de saisie
Les champs indexés
Avant de saisir dans un champ indexé (Auteurs, Editeurs, Collection, Natures, etc.), pensez à ouvrir systématiquement l’index, afin de ne pas saisir à nouveau une forme déjà présente dans la base (avec les risques d’erreur de saisie que cela comporte !).
Exemple avec l’ouverture de l’index Auteurs :
Les champs avec nomenclatures
Certains champs sont gérés à l’aide de nomenclatures (valeurs conseillées), accessibles depuis le bouton « chevron » visible à la fin du champ :
Il est préférable d’utiliser, dans la mesure du possible, les valeurs conseillées proposées dans le logiciel.
Retrouvez ici les Conseils d’utilisation des nomenclatures pour les champs :
Types nature, Natures, Genres, Fonctions, Langues, Publics, Niveaux, Disciplines (lien vers les documents PDF).
Le bulletinage des périodiques
Pour des périodiques déjà présents dans votre fonds, privilégiez l’entrée Gestion des périodiques > Bulletinage > Bulletiner.
L’index de Collection proposé dans ce menu est celui des périodiques uniquement :
Le dernier périodique bulletiné apparaît en tête de liste et le bouton “Bulletiner” en bas de l’écran permet une duplication automatique, limitant le risque d’erreur.
Pour utiliser efficacement ce menu, un index harmonisé des Collections des périodiques est le bienvenu !
Pour la saisie du champ Collection, pensez à consulter la liste des périodiques dépouillés par les MémoFiches.
Vous y trouverez comment saisir : le titre de la Notice générale, la Collection, le N° de Collection ainsi que le numéro ISSN.
La vérification de l’importation des MémoFiches
Après chaque importation de Mémofiches, vous pouvez vérifier que le « branchement » des notices de dépouillement s’est fait correctement avec la notice générale bulletinée et que vous n’avez donc pas de doublon de notices.
En Recherche gestionnaire > Notices
Equation : Date import. = ~DateDuJour~ et Support = ~Périodique~ et Liste Exemplaires = vide
Cocher : « Chercher… des notices générales »
Pour chaque doublon :
- supprimez l’exemplaire et, en suivant, exemplarisez la notice créée suite à l’importation ;
- supprimez la notice sans exemplaire.