Objectif : identifier les notices générales de périodiques, dont le champ Collection n’est pas renseigné, afin de le compléter.
A – Pourquoi corriger ?
En principe : la Collection doit être obligatoirement renseignée lors de la saisie de la description bibliographique d’un numéro de périodique.
Conséquences pour les usagers : dans le portail e-sidoc, l’imagette du périodique ne s’affiche que si le champ Collection est correctement rempli (Titre clé de Collection comme dans les MémoFiches).
Conséquences côté gestionnaire : des difficultés peuvent survenir dans toutes les étapes de la gestion des périodiques (bulletinage, gestion des abonnements, état de réception, désherbage des périodiques, édition du répertoire des périodiques et autres produits documentaires).
Il faut harmoniser les formes de Collection déjà existantes :
- repérez les formes incorrectes de Collection en utilisant le Répertoire des périodiques (Diffusion, édition > Catalogues > Répertoires des périodiques) ;
- utilisez le menu Mettre en cohérence > Auteurs, éditeurs, collections
Voir Aide BCDI : Auteurs, éditeurs, collections, Mettre en cohérence.
Principe de fonctionnement du menu :
B – Utiliser l’harmonisation manuelle proposée
Retrouver l’harmonisation :
Que fait l’harmonisation ?
- Fichier de recherche : Notices
- Equation : Support = ~Périodique~ et Collection = vide
- Filtres : Notices générales
- Classement par : Titre Ng
Pour utiliser le rapport proposé : sélectionnez Périod. Collection.fr3
C – Que faire ?
Vous obtenez la liste de toutes les notices de périodiques dont le champ Collection n’est pas renseigné.
Pour chaque titre de périodique, dans la mesure du possible, essayez de constituer des lots de notices.
Cliquez sur le bouton “Modifier par lots (chercher-remplacer)” : le menu de changement par lot apparaît à l’écran.
- Champ à modifier : sélectionnez le champ Collection
- Onglet Valeurs à changer : Tout
- Onglet Valeurs de remplacement : dans Remplacer par la valeur, sélectionnez dans l’index la forme de Collection correcte (ou saisissez-la si la forme n’est pas présente dans la base)
- Laissez cochée la case « Confirmer le changement à chaque fiche »
- Lancez le changement par lot
Voir Aide BCDI : Changer dans un champ une forme par une autre
Au moment de la saisie du champ Collection, pensez à consulter la liste des périodiques dépouillés par les MémoFiches.
Vous y trouverez comment saisir : le titre de la Notice générale, la Collection, le N° de Collection ainsi que le N°ISSN.