Objectif : identifier les notices générales sans Cote pour lesquelles le champ Cote en Exemplaire est vide également, afin de les compléter.
A – Pourquoi corriger ?
En principe : une notice générale, à l’exception des sites internet ou ressources en ligne, comporte une proposition de cote, liée à un ou plusieurs exemplaires, eux-mêmes cotés. Tous les exemplaires n’ont pas forcément la même cote (en cas de rangement à différents endroits).
Conséquences pour les usagers : les informations fournies par le catalogue sont incomplètes (aucune donnée sur l’emplacement de l’exemplaire, la rubrique « Découvrir en butinant au CDI » du portail e-sidoc est alimentée à partir de la cote d’exemplaire).
Conséquences côté gestionnaire : des difficultés peuvent survenir lors du récolement, de l’édition de statistiques, de produits documentaires et de la recherche gestionnaire.
Ce cas est à traiter à partir des 2 harmonisations suivantes :
- Cotes vides en notices générales et en exemplaires (notices)
- Cotes vides en notices générales et en exemplaires (exemplaires)
B – Utiliser l’harmonisation manuelle
Retrouver l’harmonisation :
Que fait l’harmonisation ?
5 – Cotes vides en notices générales et en exemplaires (notices)
- Fichier de recherche : Notices
- Equation : Cote = vide et Cote E. = vide sauf (Support = ~Périodique~ ou Type Doc. = ~Ressource en ligne~)
- Filtres : Notices générales
- Classement par : Support ; Titre Ng
Pour utiliser le rapport proposé : sélectionnez NG Cotes vides.fr3
6 – Cotes vides en notices générales et en exemplaires (exemplaires)
- Fichier de recherche : Exemplaires
- Equation : (Cote E. = vide et Cote = vide) sauf (Statut = ~Mis au pilon~ ou Support = ~Périodique~)
- Filtres : Aucun
- Classement par : Support ; Exemplaire
Pour utiliser le rapport proposé : sélectionnez Ex. Cotes vides.fr3
C – Que faire ?
Vous obtenez alors la liste de toutes les notices générales sans cote dont aucun exemplaire n’est coté et la liste de tous les exemplaires sans cote dont la notice ne comporte pas de proposition de cote.
Vous pouvez :
- vérifiez la présence d’une cote inscrite sur les documents physiques ;
- complétez dans la base les champs Cote d’exemplaires et Proposition de cote de notice.