Les Notices dont le champ Types nature est renseigné à « Autre »
Objectif : identifier les notices dont le champ Types nature est renseigné à la valeur « Autre », afin de le modifier.
A – Pourquoi corriger ?
En principe : dans une notice, le champ Types nature est renseigné soit à la valeur « Fiction », soit à la valeur « Documentaire ». Toute autre valeur doit donc être corrigée.
Conséquences pour les usagers : la recherche (notamment par critères et/ou par restrictions) est moins efficiente et les informations fournies par le catalogue sont erronées voire incomplètes (recherche par facettes incomplète dans e-sidoc).
Conséquences côté gestionnaire : des difficultés peuvent survenir dans les recherches experte (e-sidoc) et gestionnaire (BCDI) ainsi que dans l’élaboration de produits documentaires (du type Catalogues – Cf. Menu Diffusion, édition) et d’indicateurs d’activité (du type Acquisitions ou Etat du fonds – Cf. Menu Indicateurs d’activité).
Cette harmonisation s’effectue en deux temps :
- Identifier (et corriger) les notices dont le champ Types nature est renseigné à la valeur « Autre » ;
- Identifier (et corriger) les notices dont le champ Types nature est différent de « Fiction » ou « Documentaire ».
Le deuxième cas est à traiter dans l’harmonisation suivante :
Les Notices dont le champ Types nature est différent de Fiction ou Documentaire
B – Utiliser l’harmonisation manuelle proposée
Retrouver l’harmonisation :
Que fait l’harmonisation ?
- Fichier de recherche : Notices
- Equation : Types nature = ~Autre~
- Filtres : Aucun
- Classement par : Support ; Cote ; Titre Ng
Pour utiliser le rapport proposé : sélectionnez Types Nature.fr3
C – Que faire ?
Vous obtenez la liste de toutes les notices dont le champ Types nature est renseigné à la valeur « Autre ». En vous aidant des valeurs du champ Natures, il faut remplacer la valeur « Autre » par la valeur « Fiction » ou par la valeur « Documentaire ».
Dans un premier temps, vous pouvez effacer cette valeur à partir du menu Harmonisation de la base > Mettre en cohérence > Nomenclatures :
- Mettre en cohérence les champs gérés avec la nomenclature : sélectionnez le champ Types nature
- Sélectionnez les valeurs à changer : sélectionnez la valeur Autre dans la Liste des existants dans la base
- Sélectionnez la valeur de remplacement : sélectionnez l’option “Effacer les valeurs sélectionnées“
- Laissez cochée la case « Confirmer le changement à chaque fiche »
- Lancez le changement par lot
Dans un second temps, vous pouvez utiliser successivement les harmonisations suivantes :
- Les Notices sans Types nature avec Natures renseigné par des Valeurs conseillées
- Les Notices sans Types nature avec Natures renseigné par des formes hors Valeurs conseillées.
Les Notices dont le champ Types nature est différent de Fiction ou Documentaire
Objectif : identifier les notices dont le champ Types nature est différent de « Fiction » ou « Documentaire », afin de le modifier.
A – Pourquoi corriger ?
En principe : dans une notice, le champ Types nature est renseigné soit à la valeur « Fiction », soit à la valeur « Documentaire ». Toute autre valeur doit donc être corrigée.
Conséquences pour les usagers : la recherche (notamment par critères et/ou par restrictions) est moins efficiente et les informations fournies par le catalogue sont erronées voire incomplètes (recherche par facettes incomplète dans e-sidoc).
Conséquences côté gestionnaire : des difficultés peuvent survenir dans les recherches experte (e-sidoc) et gestionnaire (BCDI) ainsi que dans l’élaboration de produits documentaires (du type Catalogues – Cf. Menu Diffusion, édition) et d’indicateurs d’activité (du type Acquisitions ou Etat du fonds – Cf. Menu Indicateurs d’activité).
Il faut d’abord avoir procédé aux harmonisations suivantes :
B – Utiliser l’harmonisation manuelle proposée
Retrouver l’harmonisation :
Que fait l’harmonisation ?
- Fichier de recherche : Notices
- Equation : tout sauf (Types nature = ~Fiction~ ou Types nature = ~Documentaire~)
- Filtres : Aucun
- Classement par : Support ; Cote ; Titre Ng
Pour utiliser le rapport proposé : sélectionnez Types Nature.fr3
C – Que faire ?
Vous obtenez la liste de toutes les notices, dont le champ Types Nature est différent de « Fiction » ou « Documentaire ».
Il vous reste à corriger ces valeurs :
- si les valeurs sont significatives (« fic » ou « doc », par exemple), vous pouvez harmoniser l’index des Types nature, via le menu Harmonisation de la base > Mettre en cohérence > Nomenclatures.
Voir Aide BCDI : Nomenclatures > Mettre en cohérence
- dans le cas contraire, vous pouvez vous aider des valeurs du champ Natures et compléter manuellement chaque notice. S’il est possible d’isoler des lots de notices, vous pouvez également utiliser le changement par lot.
Exemple avec les notices de dictionnaires :
- Fichier de recherche : Notices
- Equation : Natures = ~Dictionnaire~
Cliquez sur le bouton « Modifier par lots (chercher-remplacer) » : le menu de changement par lot apparaît à l’écran.
- Champ à modifier : sélectionnez le champ Types nature ;
- Onglet Valeurs à changer : sélectionnez les valeurs incorrectes ;
- Onglet Valeurs de remplacement : dans Remplacer par la valeur, capturez Documentaire ;
- Laissez cochée la case « Confirmer le changement à chaque fiche » ;
- Lancez le changement par lot.
Voir Aide BCDI : Changer dans un champ une forme par une autre