Objectif : identifier les notices générales, à l’exception des périodiques, non exemplarisées (non reliées à des exemplaires).
A – Pourquoi corriger ?
En principe : une notice générale, à l’exception des sites internet ou ressources en ligne, est liée à un ou plusieurs exemplaires. De la même manière, un exemplaire, excepté les mis au pilon ou perdus, est lié à une notice générale.
Conséquences pour les usagers : les informations fournies par le catalogue sont incomplètes (aucune donnée sur l’exemplaire) voire erronées (le document peut être présent au catalogue mais absent du fonds physique).
Conséquences côté gestionnaire : des difficultés peuvent survenir lors du prêt, du désherbage, du récolement et de la recherche gestionnaire.
Le cas des notices générales de périodiques est à traiter à part : Notices générales avec notices de dépouillement mais sans exemplaire (périodiques)
B – Utiliser l’harmonisation manuelle
Retrouver l’harmonisation :
Que fait l’harmonisation ?
- Fichier de recherche : Notices
- Equation : Liste Exemplaires = vide sauf (Type Doc. = ~Ressource en ligne~ ou Support = ~Périodique~)
- Filtres : Notices générales ; Catalogue
- Classement par : Support ; Cote ; Titre Ng
Si vous saisissez les documents en commande, il faut les exclure en ajoutant à l’équation « sauf Cote = Commande », ou tout autre marque qui permet de les distinguer.
Pour utiliser le rapport proposé : sélectionnez NG sans Ex.fr3
C – Que faire ?
Vous obtenez alors la liste de toutes les notices générales sans exemplaire présentes dans la base documentaire. Cette liste permettra de vérifier la présence physique de ces documents.
Deux cas se présentent :
- le document n’est pas présent dans les rayonnages : vous pouvez supprimer la notice ;
- le document est dans les rayonnages : créez un nouvel exemplaire et supprimez sur le document physique, le cas échéant, l’ancien numéro d’exemplaire.
Si, parmi les résultats, des notices font référence à des documents réellement présents mais en consultation sur place, pensez à exemplariser ces documents et à indiquer, dans le champ Statut, la mention « Hors-Prêt ».