Objectif : identifier les exemplaires perdus dont le champ Catalogue est à « Oui », pour le passer à « Non ».
A – Pourquoi corriger ?
En principe : un exemplaire présent physiquement est enregistré afin de figurer dans le catalogue et ainsi renseigner les usagers sur la localisation, la disponibilité… d’un titre dans le fonds documentaire. Le champ Catalogue permet de rendre visible ou non l’exemplaire pour les usagers.
Conséquences pour les usagers : seuls les exemplaires présents physiquement et accessibles devraient figurer dans le catalogue. En résultats de recherche, des exemplaires perdus rendus visibles, des exemplaires présents dans les rayonnages mais rendus invisibles, peuvent apporter de la confusion dans la lecture des résultats.
Conséquences côté gestionnaire : les exemplaires restent visibles en recherche gestionnaire (BCDI), sauf si l’on sélectionne le filtre « Fonds documentaire », qui occulte dans les résultats de recherche les exemplaires perdus et mis au pilon.
La valeur choisie dans les champs Catalogue de Notices et d’Exemplaires a une incidence sur le fonctionnement du connecteur BCDI/e-sidoc, qui permet l’export des Notices de la base locale vers le portail e-sidoc.
Petit rappel des principales données non exportées vers e-sidoc via le connecteur :
- Les notices Mémofiches et Mémodocnet de la base : celles-ci sont directement puisées dans les réservoirs de données documentaires du Canopé de Poitiers ;
- Les notices et les exemplaires dont le champ « Catalogue » est « Non » : ces fiches ont été placées hors catalogue et ne doivent donc pas être visibles par les usagers ;
- Les exemplaires mis au pilon et les exemplaires de série ;
- Les emprunteurs qui n’ont pas de compte utilisateur (Compte = Non).
B – Utiliser l’harmonisation manuelle :
Que fait l’harmonisation ?
- Fichier de recherche : Exemplaires
- Equation : Statut = ~Perdu~ sauf Exemplaires.Catalogue = ~Non~
- Filtres : Aucun
- Classement par : Support ; Cote E ; Exemplaire
Pour utiliser le rapport proposé : sélectionnez Catalogue Ex. oui.fr3
C – Que faire ?
Vous obtenez alors la liste de tous les exemplaires perdus dont le champ Catalogue est renseigné à « Oui ».
Deux cas se présentent :
- soit vous souhaitez faire apparaître ces exemplaires en résultat de recherche : vous pouvez laisser le champ Catalogue à « Oui » ;
- soit vous souhaitez passer le champ Catalogue à « Non » pour ces exemplaires : vous pouvez alors effectuer un changement par lot.
Le champ Catalogue des exemplaires perdus n’est pas basculé automatiquement à la valeur « Non » pour laisser le choix aux gestionnaires de la base de faire figurer ou non cette information en résultats de recherche (contrairement aux exemplaires « mis au pilon » passés automatiquement à « Non »).
Cliquez sur le bouton « Modifier par lots (chercher-remplacer) » : le menu de changement par lot apparaît à l’écran.
- Champ à modifier : sélectionnez le champ Catalogue
- Onglet Valeurs à changer : sélectionnez dans l’index « Oui »
- Onglet Valeurs de remplacement : dans Remplacer par la valeur, sélectionnez dans l’index « Non »
- Laissez cochée la case « Confirmer le changement à chaque fiche »
- Lancez le changement par lot
