Harmonisation de la base

Harmoniser la base documentaire :
pour quoi faire ?

« Nettoyer » la base documentaire prend du temps et constitue un travail de longue haleine. Mais ce travail de correction en vaut la peine : une base cohérente et de qualité permet une consultation optimisée du catalogue par les usagers dans le portail e-sidoc. Ceci favorise également, dans toutes les activités de gestion (recherches, statistiques, catalogage, édition de produits documentaires…), une meilleure exploitation de la base documentaire, avec gain de temps et d’efficacité, aussi bien dans les fonctionnalités de gestion de BCDI que dans le CMS d’e-sidoc.

De quoi parle-t-on ?

Des incohérences et des problèmes peuvent apparaître dans une base documentaire, suite à des importations de notices, des erreurs de manipulations, de mauvaises saisies…

Ces incohérences sont de différents types : doublons de formes et/ou formes incorrectes dans des index, problèmes de liaison entre différents fichiers, saisies incomplètes ou manquantes, données incorrectes, doublons de notices …

Il existe des moyens d’identifier certains de ces problèmes, ainsi que des solutions pour les corriger et pour maintenir la cohérence de la base documentaire.

Comment ça marche ?

Des fonctionnalités de mise en cohérence sont intégrées dans BCDI et permettent de corriger des lots de notices en quelques clics (Mettre en cohérence les Nomenclatures, les Auteurs, Editeurs, Collections).

Un module d’harmonisation de la base documentaire vient compléter ces possibilités.

L’ensemble de ces fonctionnalités sont regroupées dans le menu Harmonisation de la base du menu Gestion du fonds.

Accès au menu :

Ce menu est composé de deux onglets :

Harmonisations automatisées : plusieurs opérations de correction de la base peuvent être lancées de manière automatique.

Exemple : Renseigner le champ Types natures de Notices lorsque celui-ci est vide. En s’appuyant sur les valeurs présentes dans le champ Natures (lorsqu’il s’agit de Valeurs conseillées uniquement), BCDI complète le champ Types nature avec « Fiction » ou « Documentaire ».

Harmonisations manuelles : de nombreuses « macroprocédures » (équation de recherche, classement, format d’édition adapté) vous sont proposées pour expertiser votre base et repérer les éventuels problèmes. Celles-ci sont classées selon le type de problème (ex : Liens Notices-Exemplaires), selon le type de documents (ex : Périodiques, Fictions…) ou de fichier (ex : Emprunteurs).

On vous guide ….

Ce menu est accompagné d’un site en ligne consacré à l’harmonisation de la base documentaire : chaque harmonisation est présentée (accès, finalité, résultat obtenu, pistes et conseils de correction, conseils de saisie) et intégrée dans un scénario global de mise en cohérence de la base, mêlant harmonisations automatisées et manuelles.

Si l’ordre proposé n’est pas incontournable pour l’ensemble des harmonisations, il est toutefois conseillé de suivre certaines étapes. Les étapes à faire au préalable sont rappelées à chaque fois que cela est vraiment nécessaire.

Pour découvrir ce menu :

L’ensemble de ce site a été réalisé en s’appuyant sur la version Collège-Lycée de BCDI.