La mise à jour des emprunteurs
A chaque rentrée scolaire, des élèves arrivent, d’autres partent : une mise à jour des emprunteurs dans BCDI est nécessaire, tout particulièrement pour les élèves.
La procédure de mise à jour se fait en plusieurs étapes :
• 1ère étape : récupération du fichier des emprunteurs ;
• 2ème étape : importation du fichier pour une mise à jour des emprunteurs dans BCDI ;
• 3ème étape : traitement des emprunteurs mis à l’écart lors de la mise à jour.
Important !
Cette mise à jour des emprunteurs dans BCDI, avec transfert dans e-sidoc, reste indispensable même si votre portail est interconnecté avec le GAR.
Récupérer le fichier Emprunteurs
- 1er cas : votre établissement est éligible au GAR et l’interconnexion est activée
Plusieurs sources peuvent être utilisées pour récupérer le fichier des utilisateurs à importer dans BCDI :
• PRONOTE en mode hébergé,
• Siècle ou un autre logiciel de scolarité,
• ENT
Remarque : les codes d’accès pour vos usagers seront alors toujours ceux de l’ENT quelle que soit la source utilisée.
- 2ème cas : votre établissement n’est pas éligible au GAR
Selon l’interconnexion choisie (ENT ou PRONOTE en mode hébergé), vous devez contacter l’administrateur concerné afin de récupérer le fichier extrait depuis l’ENT ou PRONOTE. Retrouvez dans le Back office d’e-sidoc, une documentation sur la procédure de récupération depuis votre ENT ou PRONOTE.
Dans la partie Paramétrage, entrée Interconnexion GAR / ENT/ PRONOTE :
• pour une interconnexion avec un ENT, vous déclarez l’ENT utilisé : vous avez alors accès à une documentation détaillée, avec une partie sur l’export des utilisateurs de votre ENT au format BCDI (format.xml) ;
• Pour une interconnexion avec PRONOTE, vous avez également accès à une documentation avec l’export des utilisateurs depuis PRONOTE en mode hébergé (format .xml).
- 3ème cas : votre portail n’est interconnecté ni avec un ENT, ni avec PRONOTE
Vous pouvez utiliser le fichier extrait depuis le logiciel de gestion des élèves et des personnels de votre établissement. Ce fichier est au format .csv non directement compatible avec BCDI.
Important !
Dans le cas où vous utiliser un fichier exporté depuis le logiciel de scolarité (exemple : Siècle), une étape supplémentaire est donc nécessaire. En effet Le fichier des élèves (et des autres personnels) obtenu à partir d’une extraction depuis le logiciel de gestion des élèves et des personnels de votre établissement est au format .csv. Ce fichier doit être converti dans un format compatible avec BCDI, à savoir le format .xml. Cette conversion se fait à l’aide d’un service en ligne proposé par Canopé Solutions documentaires.
Mettre à jour les emprunteurs dans BCDI
Si vous avez supprimé tous les emprunteurs de la base (emprunteurs sans prêts en cours), vous pouvez importer les emprunteurs à partir de l’entrée Gestion prêt > Gestion des emprunteurs > Importer.
Il est toutefois beaucoup plus intéressant de ne pas supprimer vos emprunteurs et de les mettre à jour. Il devient possible alors de conserver les informations saisies manuellement dans les fiches des élèves (exemple : mot de passe, téléphone, e-mail…).
La mise à jour doit supprimer les fiches des élèves partis, mettre à jour les fiches des élèves encore présents, créer les fiches des nouveaux élèves. Lors de la mise à jour, des ambiguïtés peuvent se rencontrer (2 emprunteurs avec les mêmes NOM Prénom dans la base et 1 seul emprunteur avec ces NOM Prénom dans le fichier d’importation, ou l’inverse).
Attention ! Avant de mettre à jour vos emprunteurs, pensez à Rendre anonyme les prêts et réservations, si cela n’est pas encore fait ! Retrouvez la procédure en cliquant sur ce lien.
Traiter les fiches des emprunteurs mis à l’écart
Lors de la mise à jour des emprunteurs, un certain nombre de fiches peuvent être mises à l’écart. Il est alors indiqué dans le champ Type emprunteur : Usager temporaire. Rappel de la procédure pour traiter le cas des fiches “Usager temporaire”.
Un emprunteur est mis à l’écart principalement :
• lorsqu’il a des prêts en cours et a quitté l’établissement (absent du fichier d’importation) ;
• en cas de doublons de mises à jour : une fiche emprunteur présente a été modifiée en “Usager temporaire” et une nouvelle fiche du même nom a été importée.