e-sidoc compatible avec le GAR
Nous sommes heureux de vous annoncer qu’e-sidoc est compatible avec le Gestionnaire d’Accès aux Ressources (GAR) du Ministère de l’Éducation Nationale. Le GAR est une solution proposée à titre gratuit aux établissements scolaires pour accéder aux ressources numériques pour l’éducation via l’Espace Numérique de Travail (ENT) et dans un cadre juridique sécurisé par le Ministère de l’Éducation Nationale. L’activation d’e-sidoc via le GAR est donc très fortement recommandée par le MEN et a vocation à remplacer les interconnexions avec chaque ENT.
Plus d’informations sur le GAR :
Quel est l’intérêt d’activer ce nouvel accès ?
Le portail e-sidoc sera accessible via le médiacentre de l’ENT pour tout élève, enseignant ou personnel de l’établissement préalablement authentifié dans l’ENT. L’utilisation du portail e-sidoc via ce parcours sera par conséquent couverte juridiquement par le ministre de l’Éducation Nationale. Il est également possible d’utiliser l’url d’accès à e-sidoc via le GAR pour proposer un lien dans l’arborescence de l’ENT en dehors du médiacentre (par exemple sur la page d’accueil de l’ENT).
Deux conditions doivent être préalablement remplies avant toute demande d’ouverture de cet accès :
- Votre établissement doit disposer d’un abonnement à jour 2022-2023 à la SOLDOC ou à la SOLDOC+
- Votre établissement doit être éligible à cet accès. Pour le savoir, Il suffit de vous connecter au backoffice d’e-sidoc et cliquer sur le menu Paramétrage rubrique Interconnexion GAR / ENT / PRONOTE. L’information sur l’éligibilité au GAR de votre établissement nous est fournie par le MEN. Vous pouvez également la liste des établissements ayant le GAR depuis la page dédiée du MEN.
Situation 1 : Le portail e-sidoc est déjà interconnecté avec un ENT
Mon établissement peut-il bénéficier de cet accès GAR ?
Oui si votre établissement est éligible au GAR. Vous devez simplement supprimer l’interconnexion actuelle avec l’ENT pour la remplacer par une interconnexion avec le GAR.
Pour ce faire, il faut vous connecter au backoffice d’e-sidoc et cliquer sur le menu Paramétrage rubrique Interconnexion GAR / ENT / PRONOTE. Si vous disposez de cet accès, il vous suffira de suivre les instructions pour changer d’interconnexion.
Le parcours d’usage (ENT–> médiacentre–>e-sidoc) est de la responsabilité juridique en matière de traitement de données personnelles du ministère de l’Éducation Nationale.
Faut-il arrêter d’insérer le fichier élèves dans BCDI avec ce nouvel accès ?
Non surtout pas. Il faut continuer à insérer un fichier élèves dans BCDI car votre établissement doit pouvoir procéder aux opérations de prêts des documents physiques du CDI. Contrairement à d’autres ressources numériques, e-sidoc et BCDI ont besoin d’un annuaire utilisateurs pour proposer des services personnalisés (prêt de documents, création d’avis de lecture par exemple) et permettre aux professeurs documentalistes d’accomplir leur mission de mise à disposition de ressources physiques et numériques. Par conséquent, il vous faut à chaque rentrée scolaire récupérer un annuaire informatique des utilisateurs et l’insérer dans BCDI et le faire régulièrement pour prendre en compte les nouveaux élèves. Nous vous recommandons d’alimenter BCDI en chargeant l’annuaire des utilisateurs depuis l’interface d’administration de PRONOTE en mode hébergé ou en utilisant le fichier des utilisateurs exporté depuis SIECLE.
Nous vous rappelons que ce traitement de données personnelles doit être recensé par le chef d’établissement via une fiche de registre RGPD en utilisant les deux fiches d’information que nous mettons à sa disposition pour déclarer les traitements que nous réalisons en tant que sous-traitant pour le compte de votre établissement.
Situation 2 : Le portail e-sidoc est déjà interconnecté avec le service PRONOTE
Mon établissement peut-il bénéficier de cet accès GAR ?
Oui si votre établissement est éligible au GAR. Vous devez simplement supprimer l’interconnexion actuelle avec Pronote pour la remplacer par une interconnexion avec le GAR.
Pour ce faire, il faut vous connecter au backoffice d’e-sidoc et cliquer sur le menu Paramétrage rubrique Interconnexion GAR / ENT / PRONOTE. Si vous disposez de cet accès, il vous suffira de suivre les instructions pour changer d’interconnexion.
Faut-il arrêter d’insérer le fichier élèves dans BCDI avec ce nouvel accès ?
Non surtout pas. Il faut continuer à insérer un fichier élèves dans BCDI car votre établissement doit pouvoir procéder aux opérations de prêts des documents physiques du CDI. Contrairement à d’autres ressources numériques, e-sidoc et BCDI ont besoin d’un annuaire utilisateurs pour proposer des services personnalisés (prêt de documents, création d’avis de lecture par exemple) et permettre aux professeurs documentalistes d’accomplir leur mission de mise à disposition de ressources physiques et numériques. Par conséquent, il vous faut à chaque rentrée scolaire récupérer un annuaire informatique des utilisateurs et l’insérer dans BCDI et le faire régulièrement pour prendre en compte les nouveaux élèves. Nous vous recommandons d’alimenter BCDI en chargeant l’annuaire des utilisateurs depuis l’interface d’administration de PRONOTE en mode hébergé.
Nous vous rappelons que ce traitement de données personnelles doit être recensé par le chef d’établissement via une fiche de registre RGPD en utilisant les deux fiches d’information que nous mettons à sa disposition pour déclarer les traitements que nous réalisons en tant que sous-traitant pour le compte de votre établissement.
Depuis les écrans PRONOTE est-il toujours possible de rendre accessible le portail e-sidoc ?
Oui si vous continuez à insérer le fichier des utilisateurs PRONOTE dans BCDI. Cette insertion vous permet de bénéficier des plus-values d’intégration d’e-sidoc dans PRONOTE pour chaque élève et enseignant (notifications d’avis de lecture, présentation des prêts en cours, possibilité de saisir une recherche dans PRONOTE pour la lancer dans le portail e-sidoc de l’établissement). Elle augmente la visibilité et l’usage d’ e-sidoc par les élèves, les personnels et parents d’élèves de l’établissement.
Situation 3 : Le portail e-sidoc ne bénéficie d’aucune interconnexion avec l’ENT ou PRONOTE
Peut-il bénéficier de cet accès GAR ? Quel intérêt à l’activer ?
L’intérêt principal est de permettre l’accès au portail du CDI depuis votre établissement depuis le médiacentre de l’ENT. En effet, le GAR est au service de la politique documentaire de l’établissement car il centralise l’accès et les usages de toutes les ressources numériques disponibles. Permettre l’accès au portail e-sidoc de votre établissement dans le GAR devrait augmenter sa visibilité et sans doute son usage et s’inscrit logiquement dans votre politique de signalement de ce service depuis les différents sites de votre établissement. Par ailleurs, par la suite, cet accès vous permettra d’activer sereinement des services personnalisés tels que la rédaction des avis de lecture, la possibilité de réserver des documents…
Faut-il arrêter d’insérer le fichier élèves dans BCDI avec ce nouvel accès ?
Non surtout pas. Il faut continuer à insérer un fichier élèves dans BCDI car votre établissement doit pouvoir procéder aux opérations de prêts des documents physiques du CDI. Contrairement à d’autres ressources numériques, e-sidoc et BCDI ont besoin d’un annuaire utilisateurs pour proposer des services personnalisés (prêt de documents, création d’avis de lecture par exemple) et permettre aux professeurs documentalistes d’accomplir leur mission de mise à disposition de ressources physiques et numériques. Par conséquent, il vous faut à chaque rentrée scolaire récupérer un annuaire informatique des utilisateurs et l’insérer dans BCDI et le faire régulièrement pour prendre en compte les nouveaux élèves. Nous vous recommandons d’alimenter BCDI en chargeant l’annuaire des utilisateurs depuis l’interface d’administration de PRONOTE en mode hébergé ou en utilisant le fichier des utilisateurs exporté depuis SIECLE.
Nous vous rappelons que ce traitement de données personnelles doit être recensé par le chef d’établissement via une fiche de registre RGPD en utilisant les deux fiches d’information que nous mettons à sa disposition pour déclarer les traitements que nous réalisons en tant que sous-traitant pour le compte de votre établissement.
Consultez le manuel utilisateur
Accessible également depuis la page d’accueil du back office d’administration et de publication.
