Objectif : identifier les exemplaires dont le champ Catalogue est à « Non », en dehors des exemplaires mis au pilon, perdus et de série, afin de contrôler qu’il ne s’agit pas d’une erreur de saisie.
A – Pourquoi corriger ?
En principe : un exemplaire présent physiquement est enregistré afin de figurer dans le catalogue et ainsi renseigner les usagers sur la localisation, la disponibilité… d’un titre dans le fonds documentaire. Le champ Catalogue permet de rendre visible ou non l’exemplaire pour les usagers.
Conséquences pour les usagers : seuls les exemplaires présents physiquement et accessibles devraient figurer dans le catalogue. En résultats de recherche, des exemplaires perdus rendus visibles, des exemplaires présents dans les rayonnages mais rendus invisibles, peuvent apporter de la confusion dans la lecture des résultats.
Conséquences côté gestionnaire : les exemplaires restent visibles en recherche gestionnaire (BCDI), sauf si l’on sélectionne le filtre « Fonds documentaire », qui occulte dans les résultats de recherche les exemplaires perdus et mis au pilon.
La valeur choisie dans les champs Catalogue de Notices et d’Exemplaires a une incidence sur le fonctionnement du connecteur BCDI/e-sidoc, qui permet l’export des Notices de la base locale vers le portail e-sidoc.
Petit rappel des principales données non exportées vers e-sidoc via le connecteur :
- Les notices Mémofiches et Mémodocnet de la base : celles-ci sont directement puisées dans les réservoirs de données documentaires du Canopé de Poitiers ;
- Les notices et les exemplaires dont le champ « Catalogue » est « Non » : ces fiches ont été placées hors catalogue et ne doivent donc pas être visibles par les usagers ;
- Les exemplaires mis au pilon et les exemplaires de série ;
- Les emprunteurs qui n’ont pas de compte utilisateur (Compte = Non).
B – Utiliser l’harmonisation manuelle
Retrouver l’harmonisation :
Que fait l’harmonisation ?
- Fichier de recherche : Exemplaires
- Equation : Exemplaires.Catalogue = ~Non~
- Filtres : Hors de série ; Fonds documentaire
- Classement par : Support ; Cote E ; Exemplaire
Pour utiliser le rapport proposé : sélectionnez Catalogue Ex. non.fr3
C – Que faire ?
Vous obtenez alors la liste de tous les exemplaires dont le champ Catalogue est à « Non », en dehors des cas classiques de mis au pilon, d’exemplaires perdus et de série.
Deux cas se présentent :
- soit vous souhaitez faire apparaître ces exemplaires en résultat de recherche : vous pouvez passer le champ Catalogue à « Oui ». Il peut être préférable de procéder fiche par fiche plutôt que par changement par lot ;
- soit vous souhaitez laisser le champ Catalogue à « Non » (exemplaires accessibles à un public restreint…).