Objectif : identifier les notices générales de périodiques qui ne sont liées à aucune notice de dépouillement ni à aucun exemplaire.
A – Pourquoi corriger ?
En principe : un numéro de périodique dépouillé comporte une notice générale, une ou des notice(s) de dépouillement, et un ou plusieurs exemplaire(s).
Les conséquences pour les usagers : les informations fournies par le catalogue sont incomplètes (aucune donnée sur l’exemplaire, ni sur les articles du numéro de périodique) voire erronées (le document peut être présent au catalogue mais absent du fonds physique).
Les conséquences côté gestionnaire : des difficultés peuvent survenir lors du bulletinage, de la gestion des abonnements et de la recherche gestionnaire.
Les 2 cas des notices générales de périodiques :
- sans notice de dépouillement et avec exemplaire(s)
- avec notice(s) de dépouillement et sans exemplaire
sont à traiter dans l’harmonisation : Notices générales, notices de dépouillement et Exemplaires de périodiques
B – Utiliser l’harmonisation manuelle
Retrouver l’harmonisation :
Que fait l’harmonisation ?
- Fichier de recherche : Notices
- Equation : Support = ~Périodique~ et Liste Notices = vide et Liste Exemplaires = vide
- Filtres : Notices générales
- Classement par : Titre Ng
Pour utiliser le rapport proposé : sélectionnez Périod. NG sans Ex.fr3
C – Que faire ?
Vous obtenez alors la liste de toutes les notices générales sans exemplaire présentes dans la base documentaire. Cette liste permettra de vérifier la présence physique de ces documents.
Deux cas se présentent :
- le document n’est pas présent dans les rayonnages : vous pouvez supprimer la notice ;
- le document est dans les rayonnages :
- vérifiez dans la base que les notices de dépouillement ne sont pas liées à une autre notice générale sans exemplaire (voir Harmonisation Notices générales avec notices de dépouillement mais sans exemplaire (périodiques))
- éditez la liste si nécessaire à l’aide du rapport fourni
- créez un nouvel exemplaire à partir de la « bonne » notice et supprimez sur le document physique, le cas échéant, l’ancien numéro d’exemplaire.
- supprimez la « mauvaise » notice si nécessaire
Les suppressions d’exemplaires sont déconseillées !
Dans BCDI, si on supprime des fiches Exemplaires, les N° d’exemplaire sont réattribués dans l’ordre inverse de la suppression.
Pour pouvoir utiliser les N° d’exemplaire comme N° d’inventaire, il ne faut donc pas supprimer les fiches Exemplaires. La création du N° d’exemplaire peut tenir lieu d’inscription à l’inventaire, tant que celui-ci reste unique et qu’il n’est pas utilisé une nouvelle fois.
Pour désherber les périodiques efficacement (sans supprimer d’exemplaires), utiliser le menu de Désherbage de BCDI.
Voir Aide BCDI : Désherbage des supports cotés et des périodiques.