Objectif : identifier les notices générales de périodiques pour lesquelles l’importation des notices de dépouillement Mémofiches a créé des doublons (notice générale avec notices de dépouillement d’un côté, notice générale avec exemplaire de l’autre).
A – Pourquoi corriger ?
En principe : un numéro de périodique dépouillé comporte une notice générale, une ou des notice(s) de dépouillement, un ou plusieurs exemplaire(s). Pour obtenir ce résultat suite à l’importation de notices de dépouillement, le Titre de la notice générale bulletinée doit être strictement le même que celui des notices importées.
Conséquences pour les usagers : les informations fournies par le catalogue sont dispersées (les données d’exemplaires n’apparaissent pas avec les articles du numéro de périodique).
Conséquences côté gestionnaire : des difficultés peuvent survenir lors du bulletinage, de la gestion des abonnements et de la recherche gestionnaire.
Ce cas est à traiter à partir des 2 harmonisations suivantes :
- Notices générales avec notices de dépouillement mais sans exemplaire (périodiques)
- Notices générales sans notices de dépouillement mais avec exemplaire (périodiques)
B – Utiliser l’harmonisation manuelle
Retrouver l’harmonisation :
Que fait l’harmonisation ?
5 – Notices générales avec notices de dépouillement mais sans exemplaire (périodiques)
- Fichier de recherche : Notices
- Equation : Support = ~Périodique~ et Liste Notices = rempli et Liste Exemplaires = vide
- Filtres : Notices générales
- Classement par : Titre Ng
Pour utiliser le rapport proposé : sélectionnez Périod. NG avec Ex.fr3
6 – Notices générales sans notices de dépouillement mais avec exemplaire (périodiques)
- Fichier de recherche : Notices
- Equation : Support = ~Périodique~ et Liste Notices = vide et Liste Exemplaires = rempli
- Filtres : Notices générales
- Classement par : Titre Ng
Pour utiliser le rapport proposé : sélectionnez Périod. NG sans Ex.fr3
C – Que faire ?
Vous obtenez :
- d’un côté, la liste des notices générales de périodique créées suite à l’importation des Mémofiches ;
- de l’autre, les notices générales bulletinées et exemplarisées de ces mêmes périodiques.
Il vous reste à comparer ces deux listes afin de repérer les éventuels doublons de notices.
Une fois les lots de notices identifiés, il faut procéder à leur correction, à savoir supprimer la notice générale sans dépouillement et exemplariser celle avec dépouillements : il n’est pas possible de faire « passer » une fiche exemplaire d’une notice à une autre.
Pour isoler des lots de notices à corriger (un même titre de périodique pour une période donnée), une clé de recherche unique facilite les recherches.
Par exemple : le champ Collection
Si cela est nécessaire, il est donc conseillé d’harmoniser au préalable les formes de Collection pour les périodiques concernés.
Pour harmoniser les formes de Collection, utilisez le menu Mettre en cohérence > Auteurs, éditeurs, collections
Voir Aide BCDI : Auteurs, éditeurs, collections, Mettre en cohérence.
Principe de fonctionnement du menu :