Les opérations de début et de fin d’année
L’utilisation de certaines fonctions à certains moments de l’année rythment les activités de gestion d’un CDI. Il en est ainsi de la mise à jour des emprunteurs, des opérations de désherbage et de récolement du fonds documentaire.
Retrouvez comment mettre à jour les emprunteurs en début d’année.
Découvrez comment procéder au désherbage et au récolement des différents types de documents (périodiques et supports cotés).
Dans BCDI, il est possible de désherber un exemplaire en particulier (document abîmé par exemple).
Retrouvez la procédure dans cet exemple.
Désherbage et exemplaires dans la base documentaire
Depuis l’informatisation des centres de documentation et des bibliothèques, la tenue d’un registre d’inventaire papier n’est plus nécessaire. Le code-barre (ou N° d’Exemplaire) généré par le SIGB tient lieu de numéro d’’inventaire, le catalogue informatisé faisant office de registre d’inventaire.
Le numéro d’inventaire étant l’identifiant unique du document, il ne doit pas être employé deux fois
Dans BCDI, Le N° d’exemplaire, attribué automatiquement par BCDI (ou le Code exemplaire, saisi ou scanné par le professeur documentaliste) fait office de N° inventaire.
Lorsqu’une fiche Exemplaires est supprimée, le N° d’Exemplaire « libéré » est automatiquement réattribué lors de la prochaine exemplarisation.
Les fiches Exemplaires ne doivent pas être supprimées.
Il est possible d’éditer le registre d’inventaire depuis le menu :
Indicateurs d’activité > Activités de gestion du fonds > Valeur patrimoniale.
Cliquez sur Registre d’inventaire.
A propos de la visibilité des exemplaires pilonnés dans e-sidoc
Les exemplaires dont le Statut est Mis au pilon dans la base BCDI ne sont pas exportés par le connecteur vers le portail e-sidoc.
Ils ne sont donc jamais visibles dans la partie Localiser le document.
Un point sur le traitement des exemplaires désherbés dans BCDI
Avec l’utilisation du menu intégré de Désherbage (ou lors du passage manuel d’un exemplaire au statut Mis au pilon) :
- le champ Statut des exemplaires est passé à Mis au pilon ;
- les Notices sont supprimées ;
- les références bibliographiques concernant l’exemplaire sont conservées : elles apparaissent en grisé et en italique en bas de la fiche Exemplaires et sont utilisées dans l’affichage du Registre d’inventaire ;
- le champ Catalogue Ex. passe à Non.
Le cas des exemplaires perdus
Contrairement aux exemplaires désherbés, le champ Catalogue Ex. des exemplaires perdus n’est pas automatiquement passé à Non et la notice n’est pas supprimée (cet exemplaire peut réapparaître !).
Un exemplaire dont le statut est Perdu apparait comme Indisponible dans e-sidoc.
Il est toutefois possible de ne pas l’afficher dans e-sidoc en passant manuellement le champ Catalogue Ex à Non.
S’il n’existe qu’un seul exemplaire pour ce document et qu’il est perdu, vous obtenez l’affichage suivant :
Il n’existe aucun exemplaire disponible pour ce document.
Vous pouvez passer le champ Catalogue de la fiche Notices à Non si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette notice dans les résultats de recherche.
Comment identifier dans BCDI les notices pour lesquelles tous les exemplaires sont perdus ou mis au pilon ?
Rendez vous dans le menu Gestion du fonds > Harmonisation de la base > Mettre en cohérence > Base documentaire :
Il existe des équations préenregistrées permettant de repérer ces notices dans la base :
- La première permet de repérer les notices dont tous les exemplaires sont au pilon : il est possible de supprimer ces notices ou au moins de passer le champ Catalogue à Non si cela n’est pas le cas.
- La deuxième permet de trouver les notices dont aucun exemplaire n’est disponible (perdu ou mis au pilon). Vous pouvez passer le champ Catalogue de Notices à Non (ne pas supprimer les notices dans un premier temps, les exemplaires perdus peuvent l’être momentanément).
Il est conseillé de procéder aux modifications dans la base en suivant la procédure indiquée dans le tutoriel suivant.